وفقًا لدراسة حديثة نُسبت إلى المعهد المهني لإدارة المشاريع (PMI)، يقضي مديرو المشاريع 90٪ من وقتهم في التواصل (Rajkumar, 2010). ووفقًا لدليل كتاب PMI، يمر أي مشروع بخطوات ثابتة (البدء - التخطيط - التنفيذ - التحكم - الإغلاق) (PMBOK® Guide, 2021). وعلى الرغم من أن خطة الاتصالات تشغل جزءًا صغيرًا من المرحلة الثانية (التخطيط)، فإن التواصل الذي يقوم به مديرو المشاريع هو العامل الرئيسي في نجاح أو فشل المشروع (PMBOK® Guide, 2021).
في هذه الورقة، سأقدم نظرية أساسية عن الاتصال في بيئة إدارة المشاريع وإطارًا أساسيًا لدمج عناصر العالم والممارس.
النظرية: لا يمكن للمشاريع أن تنجح بدون خطة اتصال قوية ومهارات اتصال فائقة من جانب المديرين.
الإطار الأساسي: لدمج عناصر العالم والممارس في تعزيز خطة الاتصالات والتأكيد على مهارات الاتصال لمديري المشاريع، سأقترح ثلاثة مكونات على النحو التالي:
أولاً: التعريفات:
- خطة الاتصالات: هي خطة إدارة المشروع التي تشرح كيفية تنسيق ومراقبة والسيطرة على اتصالات المشروع (PMBOK® Guide, 2021).
- مهارات الاتصال: هي القدرات المستخدمة لتقديم أو تلقي أنواع مختلفة من المعلومات، مثل الأفكار والمشاعر (Zulch, 2014).
ثانيًا: مبادئ النظرية:
وهي الجزء الأكاديمي الذي يهتم بفهم جميع العوامل النظرية ذات الصلة مثل: (العلاقة بين المرسل والمستقبل، الوسيط الذي يتم من خلاله نقل الرسالة، محتوى وجودة الرسالة، قدرة المرسل على إرسالها، التغذية الراجعة للرسالة، المتغيرات والنتائج النهائية للرسالة) (Jubert, 2020).
ثالثًا: أدوات الممارسة:
تتمثل الممارسة في فهم كيفية استخدام الأدوات المناسبة للتواصل واستقبال الرسالة؛ ويتجلى ذلك في ما يلي:
- يجب أن يكون هناك سجل لأصحاب المصلحة والمعلومات التي يجب إرسالها لكل منهم على حدة (Rajkumar, 2010).
- الطرق المناسبة لتوصيل الرسالة تشمل (اجتماعات مباشرة - مكالمات هاتفية ومكالمات فيديو - البريد الإلكتروني - تقارير ورقية.. إلخ) (Rajkumar, 2010).
- محتوى وشكل الرسالة يعتمد على مدى تلخيص أو توضيح المعلومات في عرض الجداول والبيانات.
- تشمل مهارات المرسل المهارات اللغوية والانفتاح على الثقافات المتعددة والقدرة على الإقناع والتأثير (Zulch, 2014).
الخاتمة:
يمزج الممارس بين النظرية والمهارات لحل مشاكل الأعمال (Lombardozzi, 2013). في بيئة إدارة المشاريع، يستخدم المديرون الأبحاث كأداة للتغيير (Morris & DeLapp, 1983). كجزء أساسي من عملية إدارة المشاريع، يكون مديرو المشاريع مشغولين بالتخطيط والتحكم في اتصالاتهم للحصول على أفضل النتائج لمشاريعهم.
المراجع
Joubert, S. (2020). The Critical Role of Communication in Project Management, Northeastern University.
https://www.northeastern.edu/graduate/blog/communication-in-project-management/
Lombardozzi, C. (2013). The SMART Practice of Scholarly Practice. Advances in Developing Human Resources, 15(3), 243–251.Retrieved from the Presentations section of this course under Module 3
https://learningjournal.files.wordpress.com/2010/12/smart-practice-white-paper.pdf
Morris, P. W. G. & DeLapp, S. E. (1983). Managing change through project management. Project Management Quarterly, 14(2), 60–70.
https://www.pmi.org/learning/library/managing-change-through-project-management-1777
PMBOK® Guide. (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge.
https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/PMBOK
Rajkumar, S. (2010). Art of communication in project management. Paper presented at PMI® Research Conference: Defining the Future of Project Management, Washington, DC. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
https://www.pmi.org/learning/library/managing-change-through-project-management-1777
Zulch, B. (2014). Communication skills impact sustainable and green project management. University of the Free State, Bloemfontein, South Africa.
http://wsb14barcelona.org/programme/pdf_poster/P-182.pdf